Antes de contratar transporte especial, exija ocho documentos: resolución de habilitación del Ministerio de Transporte, tarjeta de operación vigente de cada vehículo, SOAT, revisión técnico-mecánica, póliza de responsabilidad civil contractual, póliza extracontractual, licencias de conducción de la categoría correspondiente y afiliación de los conductores a seguridad social.
Por qué esta verificación es responsabilidad del contratante
Contratar un proveedor sin habilitación no es solo un riesgo para los pasajeros: expone a la organización contratante. Si ocurre un siniestro en un vehículo que operaba de manera irregular, la empresa que contrató el servicio puede quedar comprometida. Por eso las áreas de compras y de seguridad y salud en el trabajo deberían tratar esta lista como un requisito de habilitación del proveedor, no como un trámite.
La lista de verificación
- 1. Resolución de habilitación. Expedida por el Ministerio de Transporte. Autoriza a la empresa a prestar el servicio de transporte especial.
- 2. Tarjeta de operación. Una por vehículo, vigente y vinculada a la empresa habilitada. Es intransferible.
- 3. SOAT vigente. Obligatorio para todo vehículo que circule.
- 4. Revisión técnico-mecánica y de emisiones. Al día, según la antigüedad del vehículo.
- 5. Póliza de responsabilidad civil contractual. Ampara a los pasajeros transportados.
- 6. Póliza de responsabilidad civil extracontractual. Cubre daños a terceros ajenos al contrato.
- 7. Licencia de conducción. De la categoría que exige el vehículo asignado.
- 8. Afiliación a seguridad social de los conductores. Salud, pensión y riesgos laborales.
Documentos adicionales según el servicio
Para cada recorrido contratado, la empresa transportadora debe expedir el extracto de contrato o la planilla de viaje ocasional, según corresponda. Es el documento que ampara legalmente ese trayecto específico e identifica vehículo, conductor, contratante, origen, destino y fechas. Debe portarse durante todo el viaje y es lo primero que solicita la autoridad de tránsito en un control en vía.
Cómo pedirlos sin frenar la contratación
Solicite el paquete completo en la etapa de cotización, no después de adjudicar. Un proveedor formal lo tiene listo y lo entrega sin fricción. Pida además que se comprometa por escrito a mantener las vigencias durante toda la ejecución del contrato y a reportar cualquier cambio de vehículo o conductor asignado.
¿Necesita transporte especial para su empresa o entidad? Escríbanos a comercial@setcoltur.com o solicite su cotización desde la página de contacto.